Processus de prise de décision en copropriété parisienne : Proposition de DAMOUR HABITAT - Courtier travaux

Introduction :

Qui n'a jamais éprouvé des difficultés en copropriété le jour où il faut se mettre d'accord pour lancer des travaux ?

Ces quelques lignes sont là pour vous livrer quelques astuces et une démarche pour vous faciliter la vie après avoir été confronté maintes fois aux mêmes soucis en tant que professionnel...

La problématique :

Comment se donner davantage de chances d'aboutir rapidement, sereinement, à coût maîtrisé dans un projet de rénovation en copropriété ?

Le constat par l'expérience :

Beaucoup de personnes pensent que pour résoudre leur besoin, il suffit de faire faire des devis. Mais est-ce bien la bonne démarche ?

Éléments de réponse :

• Faire faire des devis, c'est bien, mais a-t-on une idée suffisamment claire du besoin ?
• Que se passera-t-il une fois le devis reçu ?
• Est-on d'accord au sein de la copropriété pour lancer un projet de travaux ?
• A-t-on évoqué le sujet de manière plus ou moins formelle ?
  • Évocation de la question en croisant son voisin de palier ?
  • Échanges de mails entre membres du conseil syndical ?
  • Réunion entre membres du conseil syndical pour évoquer la question ?
  • Approfondissement des échanges pour parvenir à un consensus au sein du conseil syndical sur les prestations à réaliser en réponse à des besoins communs soulignés
• Ressort-il de ces échanges des éléments suffisamment précis marquant une intention de passer à l'action en termes de :
  • Calendrier
  • Budget
  • Définition du besoin
  • Processus en vue d'une décision collective en assemblée générale
• Quel est le rôle du syndic professionnel, chargé dans plus de 90 % des cas de la gestion générale de la copropriété ?

En conclusion :

Dans beaucoup de cas, "faire faire des devis" peut conduire tout simplement à une impasse et à une perte de temps à la fois pour ceux qui sont demandeurs et pour les entreprises qui se déplacent et établissent leur offre. D'une manière fréquente, cela n'aura pas été adéquat pour une ou plusieurs des raisons suivantes :

• L'ensemble des copropriétaires n'est pas du tout favorable au projet de travaux
• Les devis collectés ne sont pas suffisamment descriptifs, ils mentionnent des prestations variables d'une entreprise à une autre et ne sont pas comparables
• Le sujet des travaux s'avère non prioritaire
• Il s'avère que finalement la copropriété va décider de déléguer la mission complète à un prestataire extérieur de type architecte, et une consultation sera lancée ultérieurement
• La copropriété décide de changer de syndic, et le processus est stoppé pour plusieurs mois, voire des années
• Un ou plusieurs membres jusqu'à là actifs se sont finalement désengagés, compte tenu de certaines difficultés apparues ou de réticences

Ces éléments de réponse correspondent de manière très réaliste à des situations maintes fois éprouvées, qui conduisent simplement à une perte de temps et d'énergie. Alors, comment faire mieux ?

Méthodologie proposée DAMOUR HABITAT :

Face aux écueils décrits plus haut et forts de notre expérience, voici de manière schématique la méthodologie que nous vous recommanderions pour un projet travaux réussi et mené à bien efficacement et sereinement : ce qui suit décrit les étapes essentielles où l'on peut repérer des dates clés essentielles :

A - Décision de lancer le projet travaux
B - Envoi des convocations pour l'Assemblée Générale (AG)
C - Date d'AG
D - Date de démarrage des travaux

1) Décision du conseil syndical de lancer le projet travaux :

Démarches préalables au sein du conseil syndical prenant acte d'un besoin travaux prioritaire à mettre en œuvre dans un laps de temps défini, étant entendu que le syndic professionnel n'interagit pas dans le processus travaux et que c'est au syndicat de conduire ses démarches. Date A

2) Rendez-vous initial

Sur place avec un / plusieurs membres du conseil syndical et Damour Habitat : échanges et prises d’informations techniques, conseils pour réorienter le cas échéant vers des prestations plus adaptées.

3) Rédaction d'un devis très détaillé

Dans le prolongement du rendez-vous initial, mettant en évidence certains postes en option et décomposant les prestations par bâtiment dans le cas où la copropriété comporte une clé de répartition des charges entre plusieurs entités distinctes.

4) Présentation de cette offre initiale

Par un RDV en visio auprès de différents membres du conseil syndical concerné, voire sur les lieux du projet en vis-à-vis.

5) Phase de négociation / ajustements de l'offre travaux

Après un laps de temps convenu pour la réflexion et après avoir manifesté un intérêt pour l'offre Damour Habitat présentée : adaptations du devis version V1, V2,.... vers une version aboutie. Le conseil syndical communique en interne les éléments importants de la proposition travaux en passe d'être retenue pour mettre en avant l'intérêt de cette proposition pour l'ensemble des copropriétaires.

6) Rendez-vous "pré-contractuel"

Sur place, en présence des membres du conseil syndical, du partenaire travaux DAMOUR HABITAT et de l'animateur, pour procéder à une mise en situation et procédant à :

• Une revue précontractuelle des travaux
• Une revue du point de vue de l'organisation (points chantier, servitudes de chantier, cantonnement, déclarations en mairie si nécessaire, etc...)
• Planning

Date B

7) Convocation à l'Assemblée Générale

Le conseil syndical demande au syndic de mettre à l'ordre du jour le point précis de mettre au vote le fait de retenir l'entreprise partenaire, en précisant, en cas de vote positif : Date C

8) Assemblée Générale

En cas de vote positif par l'assemblée générale, il est expressément convenu entre le conseil syndical et le syndic que :

• Une date de démarrage des travaux (il faut le temps de lancer, le cas échéant, des appels de fonds) (Date D).
• Le syndic renvoie à l'entreprise partenaire le devis paraphé signé avec "bon pour accord" avec copie au conseil syndical et lance les appels de fonds travaux.
• L'entreprise partenaire Damour Habitat prend contact avec le syndic pour communiquer les éléments essentiels qui sont :
  • KBIS (moins de 3 mois)
  • Attestation d'assurance (à jour)
  • RIB

9) Réalisation des travaux

Une fois que l'assemblée générale a voté positivement en faveur du projet travaux, un processus clair est mis en place pour assurer la réalisation des travaux dans les meilleurs délais.